Công tác văn thư là gì? Những điều cần biết về công tác văn thư lưu trữ

Công tác văn thư lưu trữ là vị trí quan trọng trong hoạt động của một cơ quan doanh nghiệp, nhưng để hiểu tường tận về vị trí này như thế nào thì không phải ai cũng hiểu và nắm rõ được. Giáo dục Thiên Kỳ hy vọng bài viết dưới đây sẽ giúp cho anh chị có thể hiểu rõ hơn về vị trí công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp là như thế nào.

Công tác văn thư lưu trữ là gì?

Văn thư nói một cách khái quát là công văn, giấy tờ, còn lưu trữ là hoạt động giữ gìn, bảo tồn. Văn thư lưu trữ là hoạt động giữ lại tài liệu, hiện vật nào đó và đảm bảo tính nguyên trạng, đầy đủ của nó.

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ (thường là kho, phòng, tủ kín…)

Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã hội.

Công tác Văn thư lưu trữ là công việc lưu trữ, sắp xếp, sử dụng khai thác một cách khoa học các tài liệu của cơ quan, tổ chức hay cá nhân. Người làm công tác văn thư lưu trữ có nhiệm vụ bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả có tổ chức.

Vai trò của công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

Công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng, là đầu mối cũng như điểm then chốt trong hoạt động của cơ quan doanh nghiêp, gồm có:

• Góp phần đẩy mạnh và nhanh mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp, giảm lệ thuộc thủ tục giấy tờ và tiết kiệm thời gian.
• Giữ gìn, bảo mật thông tin và đảm bảo tính thông suốt trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức.
• Cơ quan trực tiếp giúp việc cho tổ chức điều hành bộ máy hoạt động, đồng thời còn là trung tâm thông tin tổng hợp nhằm phục vụ cho cấp lãnh đạo, quản lý

Ý nghĩa của công việc văn thư lưu trữ

Hoạt động công tác văn thư lưu trữ không chỉ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan doanh nghiệp, mà bên cạnh đó vị trí này còn mang ý nghĩa rất lớn.

• Công tác văn thư lưu trữ giúp cho việc gìn giữ thông tin được đầy đủ, chính xác, góp phần giúp cho hoạt động của các cơ quan đạt được hiệu quả làm việc cao hơn.
• Đảm bảo giữ gìn đầy đủ những chứng cứ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu sẽ phản ảnh chân thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo.
• Công tác văn thư lưu trữ giúp cho việc giữ gìn và đảm bảo cho hồ sơ luôn sạch đẹp, đúng đủ về số lượng.

Xem thêm: Tuyển sinh khoá học online chứng chỉ văn thư lưu trữ năm 2023

Nhiệm vụ của ngành công tác văn thư lưu trữ

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, trong điều 6 có quy định rõ về nhiệm vụ của ngành công tác văn thư đó là:

• Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
• Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.
• Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
• Quản lý Sổ đăng ký văn bản.
• Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

Mối quan hệ và tính chất giữa công tác văn thư và lưu trữ

Tính chất của công tác văn thư và lưu trữ

Công tác văn thư và lưu trữ có 2 tính chất đó là tính cơ mật và tính khoa học.

• Tính cơ mật

Các tài liệu mà bộ phận văn thư lưu trữ phụ trách lưu giữ đều là những tài liệu bí mật quan trọng của cơ quan doanh nghiệp do đó những người phụ trách và làm việc ở những vị trí này cần giữ được tính bảo mật,luôn đề cao tinh thần cảnh giác, tính kỷ luật và tuân thủ đúng theo quy định của cơ quan doanh nghiệp đề ra.

• Tính khoa học

Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng.

 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và lưu trữ

Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan, đó là:

• Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài liệu văn thư. Làm tốt công tác văn thư sẽ có ích và giữ lại được đầy đủ tài liệu để bổ sung cho khối lưu trữ.
• Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào khối lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, và phục vụ khai thác.
• Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được tình trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất công khôi phục và lập lại hồ sơ.
• Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnh trong công tác văn thư.

Có thể thấy công tác văn thư và lưu trữ là 2 công tác có mối quan hệ chặt chẽ và không thể tách rời nhau trong hoạt động của cơ quan doanh nghiệp. Vì vậy các cơ quan cần phải quan tâm tổ chức tốt công tác văn thư để phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài về sau.

Bài viết trên đây đã tổng hợp những thông tin cơ bản nhất về công tác văn thư lưu trữ, hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích đối với anh chị, nếu có bất kỳ câu hỏi nào anh chị có thể bình luận ở phía dưới hoặc liên hệ với chúng tôi

Công ty Cổ phần Giáo dục Thiên Kỳ

Add: Tầng 3, Số 11B, Ngõ 1 Quan Nhân, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội

Phone: 0969 328 797

Mail: thienky.edu@gmail.com

Website: thienky.edu.vn