Tin tức Nghiệp vụ văn thư lưu trữ

Văn thư lưu trữ là gì? Mã ngạch văn thư lưu trữ mới nhất 2023

Văn thư lưu trữ là gì? Mã ngạch văn thư lưu trữ cập nhật mới như thế nào? Đó là những thắc mắc của nhiều quý độc giả hiện nay. Thông qua bài viết dưới đây Giáo dục Thiên Kỳ hy vọng quý độc giả sẽ có được câu trả lời cho thắc mắc của  mình.

Văn thư lưu trữ là gì?

Khái niệm văn thư

Văn thư là bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Văn thư lưu trữ là công việc lưu trữ, sắp xếp, sử dụng khai thác một cách khoa học các tài liệu của cơ quan, tổ chức hay cá nhân.

Nghiệp vụ văn thư lưu trữ là gì?

Văn thư lưu trữ là công việc liên quan đến việc lưu trữ sắp xếp hồ sơ giấy tờ, tài liệu của cơ quan doanh nghiệp. Mọi người thường có suy nghĩ rằng đây chỉ là một công việc văn phòng bàn giấy đơn giản, không có gì khó khăn vất vả, chỉ làm việc với những sổ sách giấy tờ. Song thực tế không phải như vậy, nhân viên văn thư cần có chuyên môn và những kỹ năng cần thiết cho công việc như:

  • Kỹ năng chuyên môn:

+ Hiểu rõ được các công việc phải làm, nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ, hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công.

+ Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu.

+ Khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

+ Khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.

  • Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc:

+ Nhân viên văn thư cần có kỹ năng tổ chức tốt công việc quản lý, sắp xếp hồ sơ giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm kiếm phục vụ cho công việc,

+ Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán các tình huống công việc một cách nhanh chóng,

+ Nhanh nhạy, tinh tế cảm nhận được vấn đề và khéo léo trong cách xử lý, giải quyết vấn đề sao cho hợp lý và hiệu quả,

+ Khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn trong công việc,

+ Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân phối thời gian hợp lý.

  •  Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng

+ Biết soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản,

+ Luôn có thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hòa với mọi người,

+ Phong thái và giọng nói tự tin và thuyết phục.

  • Kỹ năng tin học văn phòng

+ Biết sử dụng các chương trình tin học văn phòng căn bản như Microsoft Word, Excel… để soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, làm thư mời, thực hiện thống kê… theo yêu cầu của công việc.

van thu luu tru lam nhung cong viec gi
Công việc của nghề văn thư lưu trữ

Nhiệm vụ nghề văn thư lưu trữ

+ Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

+ Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

+ Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

Tiêu chuẩn cần có đối với nghề văn thư lưu trữ

Để làm tốt vai trò nhân viên văn thư lưu trữ thì ngoài những kỹ năng nghiệp vụ nhân viên văn thư còn cần đáp ứng các tiêu chuẩn về phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn theo quy định của pháp luật.

  • Tiêu chuẩn về phẩm chất đạo đức:

+ Có bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên định với chủ nghĩa Mác – Leenin, tư tưởng Hồ Chí Minh, nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng; trung thành với tổ quốc và hiến pháp nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; bảo vệ lợi ích của tổ quốc, của nhân dân,

+ Thực hiện nghiêm túc chức năng, nhiệm vụ của một văn thư, tuân thủ quy định của pháp luật, sự phân công của cơ quan quản lý, có tính kỷ luật cao,

+ Tận tụy, trung thực, cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư trong công việc,

+ Tuân thủ nguyên tắc giữ bí mật trong quá trình thực thi nhiệm vụ được giao, có lối sống lành mạnh, không ngừng nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn của bản thân.

  • Tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn:

+ Đào tạo, bồi dưỡng về chuyên ngành văn thư lưu trữ, có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ văn thư; ngoại ngữ; tin học, theo quy định của pháp luật,

+ Khả năng nghiên cứu, áp dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư, có kiến thức chuyên môn về công tác văn thư, có khả năng sử dụng và ứng dụng khoa học công nghệ trong quá trình làm việc,

+ Có khả năng tham gia vào quá trình kiểm tra hoạt động soạn thảo văn bản, đóng góp ý kiến trong việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư,…

lưu trữ văn thư là gì
Tiêu chuẩn ngạch văn thư

Ngạch văn thư lưu trữ

Văn thư lưu trữ và loại mã ngạch văn thư

Bộ phận văn thư là bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý, lưu trữ các loại văn thư đi và đến, tiếp nhận xử lý hồ sơ của đơn vị.Tuỳ thuộc vào mỗi hoạt động của cơ quan đơn vị thì bộ phận văn thư sẽ phụ trách nhiệm vụ khác nhau.

Trong đó văn thư lưu trữ là công việc lưu trữ, sắp xếp, sử dụng khai thác một cách khoa học các tài liệu của cơ quan, tổ chức hay cá nhân trong cơ quan đơn vị.

Đối với trong cơ quan hành chính nhà nước, ngạch văn thư lưu trữ là công chức làm việc tại bộ phận văn thư lưu trữ, đảm nhiệm vị trí, trách nhiệm và quyền hạn trong công việc của mình.

Hiện nay đối với nghiệp vụ công chức thì  ngạch văn thư được xếp loại thành 3 mã ngạch công chức đó là:

+ Văn thư viên chính: tương ứng Mã số: 02.006;

+ Văn thư viên: tương ứng Mã số: 02.007;

+ Văn thư viên trung cấp: tương ứng Mã số: 02.008.

văn thư lưu trữ là làm gì
Xếp lương ngạch văn thư lưu trữ

Xếp lương theo mã ngạch văn thư cập nhật mới nhất năm 2023

Nguyên tắc xếp lương ngạch văn thư lưu trữ

  • Tại Điều 13, Thông tư 2/2021/TT-BNV quy định về nguyên tắc xếp lương các ngạch công chức chuyên ngành hành chính, công chức chuyên ngành văn thư như sau:

+ Việc bổ nhiệm và xếp lương vào các ngạch công chức chuyên ngành hành chính, công chức chuyên ngành văn thư quy định tại Thông tư 2/2021/TT-BNV phải căn cứ vào vị trí việc làm, chức trách, nhiệm vụ và nghiệp vụ chuyên môn đảm nhận của công chức.

+ Khi bổ nhiệm vào các ngạch công chức chuyên ngành hành chính, công chức chuyên ngành văn thư tương ứng không được kết hợp nâng bậc lương hoặc nâng ngạch công chức

Cách xếp lương ngạch công chức văn thư

  • Căn cứ Điều 15 Thông tư 2/2021/TT-BNV quy định về xếp lương các ngạch công chức chuyên ngành văn thư như sau:

– Công chức được bổ nhiệm vào các ngạch công chức chuyên ngành văn thư được áp dụng tại Bảng 2 ban hành kèm theo Nghị định 204/2004/NĐ-CP , như sau:

+ Ngạch Văn thư viên chính áp dụng bảng lương công chức loại A2, nhóm 1 (A2.1), từ hệ số lương 4,40 đến hệ số lương 6,78;

+ Ngạch Văn thư viên áp dụng bảng lương công chức loại A1, từ hệ số lương 2,34 đến hệ số lương 4,98;

+ Ngạch Văn thư viên trung cấp áp dụng bảng lương công chức loại B, từ hệ số lương 1,86 đến hệ số lương 4,06.

Trên đây là một số chia sẻ của chúng tôi về ngạch văn thư lưu trữ, hy vọng với những thông tin chúng tôi mang đến sẽ giúp ích một phần nào cho những tìm hiểu và thắc mắc của quý độc giả.

Nếu có bất kỳ câu hỏi nào anh chị có thể bình luận ở phía dưới hoặc liên hệ với chúng tôi:

Công ty Cổ phần Giáo dục Thiên Kỳ

Add: Tầng 3, Số 11B, Ngõ 1 Quan Nhân, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội

Phone: 0969 328 797

Mail: thienky.edu@gmail.com

Website: thienky.edu.vn

5/5 - (1 bình chọn)
nhà cái kubet
Chat Zalo
0969.328.797